Das perfekte Event organisieren

Ratschläge, um Veranstaltungen im größeren Kreise zu organisieren

Kleine gemütliche Treffen sind in der Regel schnell organisiert. Oftmals kommen eng vertraute Bekannte in die eigenen vier Wände und bringen sogar selbst jeder etwas zum Trinken oder zum Essen mit und alles ist ganz unkompliziert geplant. Doch es kann auch anders kommen und Sie stehen vor der schwierigen und herausfordernden Aufgabe, eine größere Veranstaltung zu organisieren und Sie haben nur noch wenige Monate oder gar Wochen Zeit, bis das lang erwartete Event steigt! Vielleicht will sich ein Paar aus Ihrem Freundes- und Bekanntenkreis das Wort fürs Leben geben und hat Sie damit beauftragt, die Hochzeitsfeierlichkeiten auszurichten? Oder feiert eine Ihnen nahestehende Person einen runden Geburtstag? Möglicherweise steht auch ein Firmenjubiläum auf der Agenda, bei welchem Sie für die Gestaltung und den Ablauf des Abends zuständig sind. Ganz egal, welche Art von Anlass es ist, zu welchem das große Fest ausgerichtet werden soll - es ist in jedem Falle außerordentlich wichtig, dass das Programm bis ins Detail geplant und organisiert ist. Hier in unserem ausführlichen Ratgeber erfahren Sie, was Sie bei der Ausarbeitung Ihres Planungskonzepts alles beachten müssen. Wertvolle Tipps und nützliche Ratschläge - bei uns bekommen Sie all das umsonst und aus erster Hand. Wir würden uns freuen, wenn wir Ihnen damit bei der Gestaltung Ihres Events ein wenig unterstützend zur Seite stehen könnten.

Das Grundgerüst - wann und wo soll das Fest stattfinden?

Noch bevor Sie sich an die detaillierte Ausarbeitung der Planung der Feierlichkeiten machen, sollten erst einmal die Grundlagen des Events festgelegt werden. Dazu zählen wichtige Fragen wie die Zeit- und Ortswahl des Events, die Anzahl der geladenen Gäste und die grundsätzliche Ausrichtung der Feier. In welcher Location soll das geplante Fest stattfinden? Befindet sich der Termin in den Sommermonaten und kann daher mit einem Veranstaltungsort unter freiem Himmel geplant werden? Oder ist das Event für den Herbst oder Winter vorgesehen und daher eine Festhalle, ein Wirtshaus oder eine private Wohnumgebung der geeignetere Ort? Gerade für eine Hochzeit oder ein Familienfest ist es besonders schön, diesen festlichen Anlass auf einer blühenden Sommerwiese, einer malerischen Gartenlandschaft oder an einem romantischen See zu begehen. Aber auch ein herrschaftliches Waldschlösschen oder der feierlich geschmückte Festsaal einer Gastwirtschaft können je nach Anlass ein sehr passender Austragungsort Ihrer Festivität sein. Zunehmend größerer Beliebtheit erfreuen sich auch Hochzeiten oder Geburtstage auf einer abgelegenen Almhütte. Ein solches Fest können Sie mit einer kleinen Bergwanderung verbinden. Sofern die Gäste körperlich dazu in der Lage sind, können Sie das Fest gewissermaßen am Fuß des Berges starten. Dann geht es gemeinsam mit den Geladenen bergauf, bis man die Alm erreicht hat. Hier kann dann die eigentliche Festivität beginnen. Lassen Sie Ihrer Kreativität bei der Auswahl einer geeigneten Location freien Lauf - alles ist erlaubt, was den Gästen Freude bereiten könnte. Im Internet gibt es diverse Anbieter, die sich auf die Auswahl einer passenden Eventlocation spezialisiert haben. Hier kann man Ihnen sicherlich nähere Informationen geben, wie man eine solche Veranstaltungsort mietet und für das jeweilige Event herrichtet.

Der Ablauf des Programms

Egal, ob Events wie Hochzeiten, Geburtstage oder andere feierlichen Anlässen: Zu Beginn finden in der Regel erst einmal die "offizielleren" Programmpunkte der Veranstaltung statt - die Zeremonie (beispielsweise die Trauung bei einer Hochzeit), anschließend die Tischreden einiger ausgewählter Gäste und andere eher konventionelle Bestandteile der Feier. Daran schließt sich meist die Eröffnung des Buffets bzw. der Verzehr des Menüs an. Und zu guter letzt geht das Programm dann in den eher vergnüglichen und informellen Teil des Abends über, es wird musiziert, getanzt und gelacht. Regelmäßig eingestreute Spiele lockern die Stimmung auf und sorgen für Vergnügen und gute Laune unter den Gästen. Innerhalb dieser groben Orientierung können Sie Ihre Feier ganz nach eigenem Gusto gestalten. Falls Kinder anwesend sind, sollten Sie diesen ausreichend Spielgelegenheiten zur Verfügung stellen. Eine kleine Hüpfburg, Kickerautomaten und andere Spielmaterialien sorgen dafür, dass sich auch die jüngeren Gäste wohlfühlen werden.

Die richtige Auswahl der Gäste

Richtet sich die geplante Veranstaltung eher an ein älteres Publikum oder sollen vornehmlich junge Menschen an der Feier beteiligt sein. Am besten ist es, wenn Sie auf eine ausgewogene Altersverteilung der geladenen Gäste acht geben. Denn einige wenige ältere Herrschaften werden sich in einer sonst eher jugendlichen Gästeschar möglicherweise ein wenig unwohl fühlen und umgekehrt. Auch die Geschlechter sollten in etwa gleich verteilt sein. Je bunter und abwechslungsreicher die feiernde Meute, desto interessanter und bereichernder wird die Party für alle beteiligten Personen sein. Wenn jung und Alt, Arm und Reich, Groß und Klein vergnügt miteinander feiern - dann wird dieser Tag allen noch lange in bester Erinnerung bleiben.

Speis und Trank - die kulinarische Verköstigung der Gäste

Einer der wichtigsten Aspekte einer Festivität - so mancher würde sogar sagen: der Wichtigste - ist die Versorgung der Gäste mit Essen und Trinken. Wenn die Feier bei den Gästen nachhaltigen Eindruck hinterlassen soll, dann sollte man sich als Gastgeber bzw. Organisator gerade bei der kulinarischen Gestaltung besonders Mühe geben. Soll die Feier in eher gediegenem Rahmen stattfinden? Dann empfiehlt sich vielleicht ein mehrgängiges Menü, das den Gästen am Tisch serviert wird. Ein wenig moderner und informeller ist ein Buffet, bei dem sich die eingeladenen Personen einfach selbst nach Lust und Laune bedienen können. Achten Sie auf ein vielfältiges Angebot, so dass für jeden etwas Leckeres dabei ist. In der heutigen Zeit werden sich mit hoher Wahrscheinlichkeit auch Vegetarier oder gar Veganer unter Ihren Gästen befinden. Als guter Gastgeber sollten Sie auch für diese Festteilnehmer die passenden Gerichte parat halten.

Die besten Sounds - so finden Sie die richtige Musik für Ihr Fest

Ältere Gäste mögen es häufig lieber, wenn eine richtige Band auf der Bühne steht, die die Gassenhauer und Evergreens der letzten Jahrzehnte im Repertoire haben. Jüngere Menschen hingegen, die in der Zeit der Clubs und Diskotheken groß geworden sind, tanzen auch gerne zu Musik vom Band. Versuchen Sie, einen guten Kompromiss für beide Parteien zu finden. Auch die Musikauswahl sollte breitgefächert genug sein, um allen Gästen gerecht zu werden. So steht einer gelungenen Party nichts mehr im Weg und man wird noch lange von der Feier positiv sprechen.

Locations für jeden Anlass

Wer sich etwas im Internet umschaut, findet viele Locations für die unterschiedlichsten Anlässe und Geldbeutel. Event Inc bietet einen ganz gute Zusammenfassung mit Filtermöglichkeit nach den eigenen Bedürfnissen. Leider sind aktuell nur einige große Städte verfügbar:

Locations Berlin

Locations Köln

Locations Hamburg

Location München

Location Frankfurt

Location Zürich


www.events-u-meehr.de